仕事/ビジネス

集中力が続かない人が在宅ワークでやることリストを達成する方法

私(妻)は、自分が「集中力がない」人間だと思っています。

集中力がないことで、なかなか仕事が進まないことをずっとストレスに感じていました。

世の中は「集中力をもって、バリバリと物事をこなしていくべきだ」というような風潮があるので、集中力に自信がない人は、辛い思いをすることが多いです

当然、私も集中力を求めて色んなことを試しましたよー!

時間術、仕事術、集中力に関する本もたくさん読みました。

でも、人によって色々居て、集中力をしっかりはっきり発揮できる人も居れば、できない人も居るんです。

「私は、集中力がない人間なんだ」と開き直り、「集中力がない」ことを前提に対策を立てたら、なんとかやっていけるものです。

この記事では、集中力がない私のような人が、どうやったら「やることリスト(To doリスト)を消していけるのか」ということについて書いていきます。

特に、フリーランスや自営業など、働く時間が決められていない人が、集中力がないままでも、うまく仕事や家事をこなしていくためのコツを書いています。

「どうやったら集中力が続くか」ということについては、書いてません。

この記事が役立つのは、こんな人です。

  • 集中力がどうしても保てない人
  • 集中力を続かせようと、今まで色々なことを試した
  • 注意が色々逸れてしまう人
  • マルチタスクをやってしまう人
  • 朝、なかなか仕事や、やるべきことに取り掛かれない人
  • フリーランス、自営業など自分で仕事の配分時間を決めている在宅ワークの人
  • なかなか「やることリスト」が減らないことを悩んでいる人
  • やるべきことを先送りにしがちな人
  • 「やらなきゃ、やらなきゃ」と気持ちは焦っているが、特に何もやり遂げられない
  • 「だるい~」「やる気でない~」が口ぐせ
  • なんもしてないのに、1日が経つのがものすごく速い

これらはすべて、まさに私が抱えていた悩みなのですが、それでも仕事は進めることができています。

そのための工夫を書いていきますので、ご参考になれば幸いです。

 

把握する

まずは、すべての基本である「現状把握」

  • 日々、どんなスケジュールで動いているか
  • 何に一番時間を使っているか
  • どう修正していきたいのか
  • 無駄と思う時間は何か

といったことを書きだしたりして把握していきます。

私は紙で書くのが苦手なのでスマホやPCを使いますが、もちろん紙に書きだすのも良いでしょう。

今の状態と、目指したい状態とのギャップをつきとめ、そこを埋めるのにどのようなことをしたら良いか、ということを考えます。

これは半年に1度など、定期的にやると良いでしょう。

ここの分析が成功したら、もうほぼ成功したも同然ですが、そのためのアイディアを下記に書いていきますね!

 

リストを少なくするか、時間を増やす

リストを少なくする

厳密には、リストの全体の項目を少なくするというより、下で書いていますが、「1日当たりの量」「1週間当たりの量」をあまり多く設定しすぎない、ということですね。

自分のぴったりの量がわかるまで試行錯誤する必要がありますが、特に1日当たりのリストがたくさん手つかずで終わってしまうのが、一番のモチベーション低下の原因になることから、1日当たりの量を少なくするのは大事です。

詳しくは、下の「締め切りを色々に設定する」という章を読んでみてください。

家事の時間を減らす

あまり知られていないことかもしれませんが、「家事の時間」というのは極限まで減らすことができます。

これについては、夫がいくつか記事を書いていますのでご参照ください。

基本的な考え方は、モノを減らして、機械に頼る。これに尽きます。

料理

 
洗濯
 
 
掃除
 

 

究極に家事の時間を減らす方法は、なんといってもミニマリストになる(所有物の数を減らす)ことでしょう。

 

テレビの時間を減らす

テレビ中毒になっている人は、「テレビのない生活なんて考えられない!」と思うかもしれませんが、テレビを観るのをやめるだけで、ものすごい時間ができることにびっくりすると思います

一気に止めるのではなく、

朝起きたら、とか、夜帰宅したら、など、なんとなく習慣でつけるのを止める

録画のみを観るように切り替える

ドラマ2個だけ、バラエティ1個だけ、というように本当に自分の好きな番組を絞りこむ

少しずつ、その番組の数を減らしていく

というように段階的にやっていくと、取り組みやすいかもしれません。

実行する

環境を整える

とにかくアップデートしておく

スマホにしろ、PCにしろ、とにかくアプリやソフトウェアは「アップデート(更新)」をして、できる限り最新の状態に保っておくことで、ベストなパフォーマンスを発揮できます。

スマホのアプリは放っておくと更新がどんどん溜まってしまうのですが、アプリも日々修正がなされており、当然ですが新しいほうがバグが修正されたり便利な機能が付けられたりして、日々感じていた小さなストレスの元が解決されていたりしますので、アップデートをしない手はない!

iPhoneの場合はApp storeに行き、自分のアカウントから「すべてアップデート」を選びます。

これをこまめに「仕事以外の時間」のスキマ時間などにしておくと良いでしょう。

PCは速く動けるように

PCは常に、ベストなパフォーマンスが発揮できるように設定をしておき、さらに定期的に見直して維持していきましょう。

特にウィンドウズは余計なアプリが、購入時にすでにインストールされていることが多いうえに、このアプリたちがPCを立ち上げるたびに一緒に起動しているため、スピードを遅くしてしまいます。

その他、動作を速くできる設定は色々とあるので、「ウィンドウズ 速くする」などで検索してみてください。

設定自体は10分足らずで終わりますが、その後のパフォーマンスはぐっと上がるので大変お勧めです!

そして、月に1度くらいは、余計なファイルなどを削除したりタブを開けすぎていないか、などのチェックをして整理します。

私はついつい、Chromeなどのブラウザのタブを1万個くらい開けてしまうので、これもPCが遅くなる原因。

定期的に見直して、ブックマークに移したりして整理しています。

充電しとく

仕事に取り掛かろうと思ったら、電池が切れそう・・・

これも地味にやる気を下げる大きな原因です。

アップデートなどと同じで、ちょっとした隙間時間にこまめに充電しておくクセをつけましょう。

とっかかりのハードルをめちゃくちゃ低くする

私は、やることリストに必ず、「ハードルがめちゃくちゃ低いタスク」を1つか2つ、入れるようにしています。

元来、夜型の私は、朝にエンジンが全然かからないのでダラダラ過ごしてしまいがち。

なので、例えば「サプリを飲む」とか「体重を測る」みたいな、一瞬で、かつエネルギー消費も最小限でできるようなタスクから取り掛かり、リストにチェックマークを入れて少しモチベーションを上げています。

まだ9時なのに二つもやったぞ!」みたいなね。

そしていったんPCの前に座ったら、そのままスムーズに他のタスクにも移行していけたりします、意外に。

タイマーを使う

古典的な方法ですが、意外と絶大な効果があるのが、タイマーを測って自分をコントロールすること。

例えば「今から30分測って、その間は他のことをやらない!」と決めて、タイマーをセットする。

そうすると、驚くほどパッと気持ちが切り替わって、集中できたりします。

ポイントは、2つ。

  • 最初のうちは5分から始め、だんだんと長くしていく
  • アナログのタイマーを使うか、スマホを使う場合は他のアプリは非通知設定にしておく

スマホのタイマーを使うと、セットしたり止めたりするときに、どうしても他のアプリの通知が目に入ってしまいますので、私はすべてのアプリを非通知設定にしてます

LINEなども、通知がなくても自ら開けて確かめるので問題なし。

もしくは、キッチンタイマーみたいな、タイマー専門の機器を使うのも手ですね。

「ゆで卵を作っている時間」「洗濯機がまわっている時間」「お風呂を沸かしている間」などという、他のことをしている時間を利用するのも、在宅ワークならではって感じで良いですね。

音楽でうまく気分を切り替える

私は仕事に煮詰まってくると、よく夫に「良い感じの音楽かけて!」ってお願いします。

するとだいたいなんか良い感じの音楽かけてくれます。

うまく気分が切り替わって、また仕事を続けていくことができます。

私たちのお供は、もう3年以上使っているこの小さなBOSE。

めちゃくちゃ使い勝手が良いのですよ・・・。

 

フレキシブルに変更する

一度出来上がったリストに固執せず、思い切って変更することもやっていきましょう。

思い込みをなくして、クリエイティブに。

Aの後にBをしなければいけない。とか、Aは朝やらなければいけない。メールはもらった順に返信しなければいけない。とかいう思い込みはありませんか?

一度、思い込みや固定観念を取っ払ってみましょう。意外にうまくいったりするものです。

ちなみに、この記事の中には、けっこう常識はずれなものもあると思うので、ぜひ先入観を持たずに試してみてほしいです。

 

二つ以上のものを同時進行する

これぞ、集中力がない人の真骨頂!

二つ以上の仕事を、同時進行して、5分ごとくらいに代わる代わるやっています。

例えば、ブログを書いて5分経って、飽きたな・・・と感じたら、教材作りを5分。のような感じですね。

複数の仕事を同時進行しておくことで、飽きたときに、ついつい仕事以外のこと(ブログを読んだりインスタやLINEをチェックしたりお菓子を食べるなど)をせずに、全体としてはずっと仕事を続けているという状態を作れます。

とにかく集中力がなく、飽きやすいという私の特性を受け入れ、それをうまく利用する方法で、今のところ、私にはとても合っているようです。

体調と相談する

ここでいう「体調」というのは実際に風邪などのはっきりとした病気ではなく、「なんとなくやる気が出ない」というようなことも含みます。

人間、やる気に満ち溢れている日とまったくやる気がでない日があって当然。それは予定に折り込んでおきましょう。

会社員はそんな「波」を作ることは許されませんが、せっかくフリーの在宅ワークなのですから、そこは存分に利用しましょう。

つまりやる気が満ち溢れている日はたくさんの仕事をこなし、その代わり、やる気が無い日はとことんスローペースにして、罪悪感を感じないようにする。

そのために、やることリストにはバッファ(余裕)を設けておく必要があり、常に「締め切りギリギリ」の状態にしないことが大事。

バッファを含んだリスト作りについては、後述します。

ルーティンを作る

朝起きてすぐランニングする人も居ると思います。

朝に運動を取り入れるのは、頭がすっきりしてお勧めです。

私も、できるだけ朝すぐに服を着替えて化粧をして、夫と一緒に足踏み運動をするようにしています。

最近Youtubeなどで「ルーティン」の動画が流行っていたりしますが、人間はルーティンの生き物なので、毎朝やること(特に順番)を決めていると、すんなりと仕事に取り掛かれます。

仕事と並んで「運動」も、継続するのが難しいものなので、ルーティンに組み込むとうまくいきます。

PDCAを回す(試行錯誤する)

一日の始めと終わりにリストを見直す習慣を

けっこう面倒なので、やらない人が多いかもですが、やることリストは1日2回は見たほうが良いです。

つまり1日の始まりと終わりですね。

具体的には、

  • 夜にリストを見返して、できたこと、できなかったことのそれぞれを分析、理由を考え、修正したり、様子を見たりする。
  • 朝にリストを見て、体調と相談しながらリストの微調整。最終確認。

という感じです。

リストに残っているものを見直す

「今日やるはずだったことができなかった・・・」となったら、多くの人が、次の日はその分も含めて「倍量」に設定するでしょう。

しかし、そうすると間違いなく、さらにやる気がなくなってしまいます。

私がやるのは、もし「今日できなかった」リストがあれば、その量を「半分」にします。

例えば、「ブログ記事を1個更新しよう」というリストが出来なかった場合、次の日は「ブログ記事を半分だけ書こう」というようにします。

「半分」の次の日は「完成」に設定かと思いきや、「4分の3」に設定することもよくあります。笑

 

やることリストの作り方

負荷が高いもの、低いものを組み合わせる

負荷が高いものを1日に詰め込んでしまうと、1つをこなすのに時間や労力を消費してしまい、ぜんぜんリストが達成できない・・・ということになり、心が折れがち。

私の場合は、書類関係、つまり何かの書類を用意したり申請したりといった作業が本当に苦手で、よく脳みそがパンクします。

当然ながら時間もエネルギーも吸い取られます。

ですのでこういった作業は、とにかく「その日の主役」と位置付けて、他に負荷の高い作業を一切入れないようにします。

その負荷の高い作業をだらだらやったり、仕上げたら休憩できるような時間の余裕を持つことが大事。

そして残り少ないエネルギーで、負荷の低い作業をやっつける。

1日の量は少ないけど、リストはすべて終わっているので、罪悪感はありません!

自分をほめてあげましょう。笑

バッファを設ける

フリーランスのクリエイターなどは、仕事を請け負ったら締め切りまでの日数で1日あたりの仕事量を割り出してリストを作りますが、その時には1週間あたり1日くらいのバッファを設けると良いでしょう。

どのくらいのバッファを設けるかは、自分で試行錯誤してベストを見つけましょう。

やる気の波の大きさは人によって大きく異なります。

私の場合はあまり日によって変わらないため(常に低空飛行)、フラットに割ってもそれほど問題がないのですが、やはり子どもの都合だったり家族の予定や体調も考えて、自分が考えるよりも、少しだけ余裕がある状態にしてます。

今日のリストはできるだけ少なくする(取っかかるハードルを低くする)

やることリストが膨れ上がって、日々辛い・・・

という人は、そもそも「今日やることリスト」の量を少なくすることが必要です。

つまり、「1日当たりのやることの量」を少なくする、ということですね。

リストの半分以上が消化できない、というようであれば、そもそもリストが機能しておらず作る意味がなくなってしまうので、ここは罪悪感を持つことなく、客観的に冷静に量を判断しましょう。

朝起きてその日のリストを見たときに「げんなり」するのではなく「がんばれば、やれそう!」と思えるくらいの量が大事!

締め切りを色々に設定する(今日やる、今週やる、来週やる)

これは地味なようでいて、けっこう重要な戦略です。

あなたはやることリストを時期別に分けていますか?

有名な「7つの習慣」で紹介された「やることリストを4つに分ける」っていうのをご存知の人も多いと思いますが、

「急ぎではないけど、重要なこと」

をまずは突き止めて「今週やる」「来週やる」などにとりあえず放り込んでおく。

そしてそれを、「今日やることリスト」の中にすこーしずつでも落とし込んで実行していくことが、中長期的にみた人生にとって、とても大事なのです。

「今日やるべきこと」=「目の前にあること、急ぎのこと」に追われるだけだと虚しさを感じてしまいますが、少しずつでも自分が前に進んでいると思えるための、大事な行動です

あなたには、中長期的にとても重要なことで、なんとなく後回しにしていることがありますか?

  • 急ぎではないけど、やっておくと仕事で有利になること
  • スキルを身に付けること
  • 持っているスキルをさらに磨くこと
  • 歯医者にいく
  • 健康診断に行く
  • 運動する

などなど・・・

自営業の私にとっては、「日々の問い合わせに対応すること」ではなくて、「SNSやブログなどでコンテンツを発信して、信頼を積み上げること」というのがこれに当たります。

毎日少しずつでも良いからこれを「今日やること」リストに入れて実行していくことが大事です。

将来の自分を助けてあげるイメージですね。

第2の脳にして脳のスペースを解放

これは最近よく言われていることなのですが、どうしても私たちは自分の記憶力というのを過信してしまいがちです。

しかし、半日くらい経つときれいさっぱり忘れてしまっていたりするんですね。

それが普通の人間の記憶力なのですが、そこを逆らって「絶対に覚えておかなくちゃ!」と決意してしまうと、覚えていることはできるのですが、それは脳にとっては余計な「負担」となるのですね。

私は、前は「脳は使えば使うほど良い」って思ってたんですが、スペース(容量)に関しては、あまりギチギチにしないほうが良いみたいです。

余計なものでギチギチになっていると、なんとなく頭の働きが悪いなぁ、記憶力が悪いなぁ、集中できないなぁ、と思うことが増えてきます(思い当たりませんか?)

ただでさえ、人間は絶えず何かしらのことを思考しているので、意識的にそれを断捨離していかないといけない。

それがメモだったり、手帳だったりの役割というわけです。

あなたも日常でありませんか?

「○○しなくちゃ!」と、何の脈絡もなくフッと思い浮かぶのですが、その1分後にはもう忘れていたり。

そして、また数か月後に「あぁ、○○やらないといけないんだった・・・」と思いだすのです。

そういった茫漠としたアイディアはすかさずリストに落とし込んでおくことが重要です。

その習慣をつけることで、脳が働きやすくなって、思考がクリアになることばかりか、「やるべきこと」がどんどん浮かんできたりします。

脳が安心するからなのでしょうか。

なかなか気持ちが良い経験ですよ。

千里の道も一歩から

完成までにものすごく時間がかかる(量が多い)プロジェクトって、なかなか取り掛かれなかったりしませんか?!

先が見えないからこそ、踏み出すのを躊躇してしまうというか・・・

もしくは、少し取り掛かってみたものの、「げっ、大変すぎる!」となり、それから放置しているなど・・・

私は、そういうこと、よくあります。笑

そういった「先が見えない」大きなプロジェクトは、高い山を登る時のアドバイスのように、「足元だけを見て、一歩ずつ進んでいく」これに尽きます。

まぁ、必要に応じて、最初に大枠は作っておくこともあるでしょうが、そこからが地道な作業、という場合ですね。

なるべく細分化して、1日のやることリストに落としこむ。

1日の量としては少なくても、毎日毎日しつこくリストに入れておきます。

例えば私は、50ページ分の教材を作っていましたが、これがしんどくてしんどくて・・・

しかし、「毎日1ページやる」とリストに入れて、「エイヤー」と1日あたり1ページやったら、やめる。を繰り返していました。

そうして1か月過ぎたら、当たりまえですが、30ページ分出来ていてちょっと感動しました。

もし、その1日のリストでさえも残ってしまうことが続くようなら、上で書いたように、見直して、1日あたりの量はさらに少なくしましょう。

上の例でいうと、1ページがしんどいなら半ページとかね。

 

私が使っているアプリ

やることリストをやっつけるために、私はたくさんのアプリも試しました。

でも、最終的に、下記の二つに落ち着きました。

  • iPhoneの「メモ帳」
  • リズムケア

詳しく説明します。

iPhoneのメモ帳

iPhoneにデフォルトで(購入時に)入っているアプリ。

シンプルでいて、とても色々な機能があって、使い勝手が良いです。

  • チェックリスト機能
  • フォルダ分け
  • アーカイブ
  • タイトル、サブタイトル付けられる

などなど。

仕事や家庭のTo doリストだけではなく買い物リストや何かの記録など、とにかく生活のありとあらゆるものをこれで管理。

チェックリスト機能が秀逸で、タスクを終了すると、チェックボックスをポチっと押す。

そしたら色がついて、自動的に下に移動してくれます。

これが気持ちいい!

唯一の不満は、Windowsと同期できないところ!!

これさえ解決すれば最強なんですが・・・。

 

メモ

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リズムケア

かなり自由度の高いアプリで、自分で項目や数の単位の設定など、すべてできます。

だから仕事・家事・健康管理・ダイエット・その他もろもろすべてを管理することができます。

例えば私は

  • 体重(Kg)
  • 体脂肪率(%)
  • 基礎体温(℃)
  • 毎日飲むサプリを飲んだかどうか(チェックボックス)
  • 筋トレを何回やったか(整数を入力する)
  • トイレ掃除をしたか(チェックボックス)
  • 歩数(歩)

というように、さまざまなカテゴリーのさまざまな単位のことがらをこれで管理しています。

このリストを見て「そんなことまでリストにするのか!」と思った人も居るかもしれませんが、これも上の章で話した「第2の脳にして脳のスペースを空ける」ということに通じています。

 

超じぶん管理「リズムケア」

超じぶん管理「リズムケア」
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まとめ

私はずっと、「自分の時間を自由に使いたい!好きな時に好きなことをやりたい!」という願望があったので、今の仕事スタイルは本当に最高だと感じています。

しかし、自由と責任はコインの表と裏の関係。

自分の時間をどのように使うかは、完全に「自己責任」なわけです。

「私は家だと仕事に集中できないから、会社員で、オフィスに通って仕事するほうが良い」という声もよく聞きますが、工夫しだいでは私のように集中力がない人でも、仕事を進ませていくことは可能です。

「とにかく自分に優しく、ストレスをためずに、この仕事スタイルを年取ってもずっと続ける」ことを念頭においた、ズボラな仕事術です。

ぜひ、この記事を参考にして、自由を思う存分、楽しんでみてください!!